会计档案是会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算的专业资料。它是记录和反应单位经济活动的重要史料和证据，既是国家档案的重要组成部分，也是本校重要档案之一。
为了加强会计档案管理，确保会计档案的安全，特制订规定如下：
一、定期整理和装订凭证等会计资料，对于各种会计凭证按编号整理装订成册，做到装订整齐，并将有关资料集中分类保管，以便查阅。会计凭证装订成册后，认真填写封面，盖章封签。
二、按照国家有关会计档案归档范围和归档要求的规定，会计年度终了后，暂由财务部门保管一年。期满后将会计材料收集齐全，并做好立卷整理、编目等工作。编造清册移交学校档案部门保管。
三、严格遵守会计卷宗调阅的有关规定，负责会计归档卷宗的调阅及归还工作，并陪同有关人员查阅卷宗。调阅卷宗时，不得抽出会计归档卷宗中的会计凭证或资料，必须抽出时需经领导书面批准。外单位来查阅帐目，要经校领导和校纪委的批准，未经以上领导书面批准，会计档案不能向外借。
四、单位的会计档案包括存储在磁盘（硬盘和软盘）上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证、会计帐簿和会计报表。存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式，未打印之前不得抹去。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，其中会计科目和总帐数据（包括年度和月度汇总数据）必须永久保存，明细帐、记帐凭证及其他数据资料在两年后可根据需要决定存毁。
五、必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。备份是通过对硬盘的会计建立软盘副本来实现信息存储的，每天备份不得少于一次。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作，恢复系统数据必须使用最新的正式备份。
六、必须妥善保管好会计数据的备份软盘。备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封，或由专人保管。备份软盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转储，硬盘和正式备份软盘不得随便乱放和外借。